Schriftstile, die in der Administration unter  Einstellungen >  Textvorlage als Stilvorlagen festgelegt sind, können in Textvorlagen angewendet werden. Ändert sich der Stil wird dieser in der Administration geändert und muss in den einzelnen Vorlagen nur aktualisiert werden.

1. Öffnen Sie eine vorhandene Textvorlage oder legen eine neue Vorlage an.
2. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text, klicken auf  und wählen die entsprechende Stilvorlage.
   Hinweis: werden Ihnen keine aktuellen Stilvorlagen angezeigt, oder zwischenzeitlich in der Administration geändert, klicken Sie zuerst auf  > Standard Stilvorlagen aktualisieren.
3. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte.
5. Speichern Sie über .

Während Schriftstile für Bezüge (4D Ausdrücke) in der Textvorlage direkt übernommen werden, müssen alle Listen, die in Textvorlagen verwendet werden, separat formatiert werden.

1. Öffnen Sie die Liste in einer Textvorlage mit Rechtsklick auf den Listennamen >  Liste öffnen.
2. Wechseln Sie in der Liste auf den Reiter  Textverarbeitung.
3. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text der Liste, klicken auf  und wählen die entsprechende Stilvorlage.
   Hinweis: Klicken Sie vorher auf >  Standard Stilvorlagen aktualisieren, wenn zwischenzeitlich Änderungen im Stil vorgenommen wurden, oder keine Stilvorlagen angezeigt werden.
4. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
   Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte in dieser Liste.
5. Speichern und schließen Sie die Liste.

Werden in einer Vorlage Textstile verwendet, können im Dokument Änderungen für diese Stile vorgenommen werden, ohne dass die Vorlage verändert wird.

1. Legen Sie einen neuen Brief, eine neue E-Mail mit einer Vorlage an, in der verschiedene Schriftstile verwendet werden. (Wie schreibe ich einen Brief? bzw Wie schreibe ich eine E-Mail?)
2. Markieren Sie den Text, der mit Hilfe eines Schriftstils formatiert wurde.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
4. Klicken Sie auf, wählen  Aktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.

Wie bei einer Neuanlage können bei einer Kopie die Gruppe, der Typ, die Ausgabe und viele weitere Einstellungen frei eingegeben werden.

1. Ändern Sie den Namen und das Kürzel der Vorlage. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen.
   Hinweis: Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für eine genauere Beschreibung der Vorlage verwenden Sie das Feld rechts oben im Eingabefenster.
2. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, welche Datenbankbezüge und Listen dementsprechend eingefügt werden können, und in welchem Zusammenhang eine Vorlage zur Auswahl angeboten wird. Die Vorlagentypen sind vorgegeben.
   Beispiel: In einer Textvorlage Typ Serienbriefvorlage haben Sie Zugriff auf Bezüge aus Adressen, aber nicht aus Veranstaltungen.
3. Wählen Sie die Gruppe/Art der Vorlage aus der erweiterbaren Auswahlliste. Über die Vorlagenart werden Suchen und Filter optimiert.
4. Hängen Sie über den Reiter  Anhänge >  Hinzufügen Dokumente an, die Sie standardmäßig mit dem Brief versenden möchten.
   Hinweis: Wählen Sie möglichst kleine Dateien, um Speicherplatz in der Datenbank zu sparen und das Senden der E-Mails zu beschleunigen.
5. Speichern Sie über .

Wenn Sie die Bezüge einer vorhandenen Textvorlage übernehmen, aber den Text selber ändern wollen, kopieren Sie die Vorlage und passen Sie diese an.

1. Rufen Sie über  Vorlagen >  Textvorlagen >  Suchen passende Vorlagen auf.
2. Markieren Sie die Vorlage in der Liste mit Linksklick.
3. Klicken in der horizontalen Werkzeugleiste auf Kopieren.
4. Die Kopie der Textvorlage öffnet sich.
5. Ändern Sie ggf. Namen, Anhänge, Typ oder andere Einstellungen der Textvorlage (Öffnen Sie eine neue Textvorlage, Weisen Sie einen Vorlagentyp zu).

Je nach Typ der Textvorlage können bestimmte Listen in die Textverarbeitung eingebunden und auch bearbeitet werden.

1. Wählen Sie mit Klick auf  Listen einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie und eine vorhandene Liste.
2. Ändern Sie eine eingefügte Liste mit Rechtklick auf den Listennamen und  Liste öffnen.
   Hinweis: Änderungen an den Listen können Auswirkungen auf viele Textvorlagen haben. Nehmen Sie Änderungen umsichtig vor (Wie ändere ich eine bestehende Liste?).
3. Speichern Sie über .

Bezüge sind Verweise auf andere Felder in der Datenbank. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, und welche Datenbankbezüge eingefügt werden können.

1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters Referenzen anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen.
2. Wählen Sie mit Klick auf Datenbankbezüge einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie des gewünschten Bezuges.
   Beispiel: Benutzer > Benutzernamen und Unterschrift; Extras > aktuelles Datum etc.
3. Zahlfelder, Wahrheitswerte, Datums- oder Zeitfelder müssen ggf. formatiert/bestimmt werden. Geben Sie im Eingabefenster das Format ein und bestätigen Sie mit OK.
4. Legen Sie wiederkehrende Texte einmal an und verweisen Sie in Textvorlagen darauf.
   Bsp.: Legen Sie unter   Administration >  Einstellungen > Veranstaltungen >  Texte > Angebotstext 1 einen Standardtext an und fügen Sie diesen Text in der Vorlage über   Datenbankbezüge einfügen >  Administration > Angebotstext 1 [Text] ein.
   Hinweis: in der Textvorlage erscheint nur der Name des Bezugs, der echte Text erscheint erst im Dokument selbst. Über lassen Sie sich Datenbankbezüge anzeigen.

Geben Sie den Haupttext der Vorlage geben Sie auf dem vordersten Reiter ein.

1. Schreiben Sie den gewünschten Text oder fügen Sie über (Strg+V) einen Text aus der Zwischenablage ein.
   Hinweis: Das Icon wird aktiv, sobald der Cursor im Textfeld blinkt und sich Text in der Zwischenablage befindet.
2. Klicken Sie auf und wählen Textbausteine oder andere vorgefertigte Vorlagen, um diese einzufügen.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Werkzeugleiste.

Textvorlagen können zwar ganz neu angelegt werden, in vielen Fällen empfiehlt es sich aber, eine vorhandene Textvorlage mit allen Bezügen und Listen zu kopieren und anzupassen (Kopieren Sie eine vorhandene Textvorlage).

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Textvorlagen >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb^M. Das Eingabefenster der neuen Textvorlage öffnet sich.
2. Um die neue Textvorlage mehreren Betrieben^M zuzuweisen, gehen Sie auf  in der horizontalen Werkzeugleiste der Vorlage und aktivieren Sie die gewünschten Betriebe.
3. Geben Sie einen sprechenden Namen und ein eindeutiges Kürzel für die Vorlage ein. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen. Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für mehr  Details zu einer Vorlage verwenden Sie das Feld Beschreibung.
4. Wählen Sie die Gruppe/Art der Vorlage aus der erweiterbaren Auswahlliste. Über die Vorlagenart werden Suchen und Filter optimiert.
5. Wählen Sie aus, für welche Benutzergruppen die Vorlage sichtbar sein soll.
6. Über das Icon  Nur für Konfiguration anzeigen markieren Sie Vorlagen, die nur im Kontext von Listen oder anderen Vorlagen verwendet werden, und den Benutzern im operativen Geschäft nicht angezeigt werden sollen.
7. Wählen Sie einen Vorlagentyp:  Datenblattvorlage,  Textverarbeitungsvorlage oder Sonstiges . Wählen Sie  Sonstiges nur für Textumbrüche oder Textbausteine, die nur innerhalb von anderen Vorlagen verwendet werden.
8. Speichern Sie über .