• Öffnen Sie ein neues Verzeichnis

  Wenn Sie für sich selbst oder Ihren Betrieb Dokumente, Datein oder Datensätze zu einem Thema strukturiert ablegen wollen, legen Sie ein neues  Verzeichnis an.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den linken Reiter  Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben  Verzeichnisse, und wählen Sie  Neuanlage. Die Basisseite des Verzeichnisses öffnet sich.
  3. Geben Sie den Namen des Verzeichnisses an. Je präziser der Name formuliert ist, desto besser sind die Inhalte wiederzufinden und zuzuordnen.
  4.  Speichern Sie das neue Verzeichnis.
• Bearbeiten Sie die Einstellungen für das Verzeichnis

  Vergeben Sie Berechtigungen und machen Sie Vorgaben zu Versionierung und Detailfeldern. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den  Bearbeitungsmodus, um etwas eingeben oder ändern zu können.

  1. Berechtigen Sie alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Benutzer dazu, Verzeichnisobjekte zu ändern, nur zu lesen, und Bemerkungen hinzufügen zu könenn.
  2. Aktivieren Sie Dokumente versionieren, um Änderungen an Objekten zu protokollieren und alte Versionen als Kopie zu speichern.
  3. Im Feld Detail Feldnamen für Objekte fügen Sie die Feldnamen von Detailfeldern ein, die für das Verzeichnis zur Verfügung stehen sollen.
  4. Aktivieren Sie In allen Benutzerfavoriten anzeigen, um das Verzeichnis unternehmensweit in allen Favoritenlisten anzeigen zu lassen, ohne dass der einzelne Benutzer dies aktiv einfügen oder löschen kann.
  5. Aktivieren Sie Objekte in Anzeigemodus öffnen, um oft gelesene Dokumente nicht bei jedem Zugriff für andere Benutzer zu sperren.
  6. Legen Sie Stichwörter im Eingabefenster rechts oben an. Schreiben Sie dabei jedes Stichwort in eine neue Zeile.
     Die Stichwörter dienen der besseren Zuordnung und leichteren Suche nach Objekten.
  7.  Speichern Sie das neue Verzeichnis.
• Fügen Sie neue Objekte in das Verzeichnis ein

  Fügen Sie die gewünschten Objekte in ein neues Verzeichnis ein. Auch wenn das Verzeichnis selbst nur im  Anzeigemodus geöffnet ist, können Verzeichnisobjekte eingefügt oder gelöscht werden.

  1. Gehen Sie mit Linksklick in der Werkzeugleiste des Eingabefensters auf die  Neuanlage für unterschiedliche Objekte:
     1. unterschiedliche Dateien (Textdokumente, Bilder, Tabellen)
     2. Datensätze aller Tabellen (Adressen, Vorgänge etc.)
     3. Verknüpfungen (Datei- oder Ordnerverknüpfungen, URLs)
  2. Mit Rechtsklick auf ein Verzeichnisobjekt und  Neuanlage können Sie weitere Objekte entweder auf untergeordneter Ebene einhängen, oder auf derselben Ebene  anfügen.
  3. Verschieben Sie Verzeichnisobjekte mit gedrückter linker Maustaste (Drag-and-Drop) nach oben oder unten. Das Objekt wird immer unterhalb des Objektes eingefügt, auf dem die Maus stehen bleibt.
  4. Um ein Objekt an oberster Stelle zu plazieren, ziehen Sie das darüberliegende Objekt nach unten.
  5. Klicken Sie im Eingabefenster des Verzeichnisses in der horizontalen Werkzeugleiste auf  Details, um im großen Fenster rechts eine detaillierte Liste der Objekte bzw. eine Objektvorschau zu sehen.
  6.  Speichern Sie das neue Verzeichnis.
• Vergeben Sie Stichwörter für Verzeichnisobjekte

  Stichwörter, die den Verzeichnisobjekten zugewiesen werden sollen, werden im Verzeichnis selbst angelegt und vergeben. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den  Bearbeitungsmodus, um Stichwörter anzulegen. Stichwörter können entweder in der Vorschau oder im geöffneten Objekt zugewiesen werden, auch wenn das Verzeichnis selbst nur im  Anzeigemodus geöffnet ist.

  1. Geben Sie zuerst im  Verzeichnis die gewünschten Stichwörter im Eingabefenster rechts oben ein. Schreiben Sie dabei jedes Stichwort in eine neue Zeile.
  2. Speichern Sie dann das Verzeichnis und aktivieren Sie die  Details, um die neuen Stichwörter zuweisen zu können.
  3. Markieren Sie das gewünschte Objekt im Inhaltsverzeichnis links und öffnen Sie im Vorschaufenster mit Linksklick auf das Icon  Stichwörter eine Liste der vorhandenen Stichwörter.
  4. Markieren und   Übernehmen Sie die gewünschten Stichwörter.
     Eine Mehrfachauswahl ist möglich, aber die Liste der Stichwörter ist an dieser Stelle nicht erweiterbar. Wenn Sie in der Auswahlliste andere Werte auswählen, werden vorher gesetzte Stichwörter entfernt.
  5. Alternativ öffnen Sie das Objekt mit Doppelklick auf das Objekt im Inhaltsverzeichnis oder mit Rechtklick und  Öffnen.
  6. Wählen Sie die gewünschten  Stichwörter aus der Auswahlliste in der horizontalen Werkzeugleiste und   Übernehmen Sie.
• Suchen Sie Verzeichnisobjekte nach Stichwort

  Mit  Verzeichnisse > Verzeichnisobjekte >  Suchen finden Sie über das Suchfeld Volltextsuche alle Verzeichnisobjekte, die das gesuchte Stichwort zugewiesen haben, auch ohne das Verzeichnis selber zu kennen. Innerhalb eines Verzeichnisses filtern Sie direkt auf ein oder mehrere  Stichwörter.

  1. Öffnen Sie das gewünschte  Verzeichnis.
  2. Filtern Sie in der mittleren horizontalen Werkzeugleiste auf die gewünschten  Stichwörter.
  3. Eine Mehrfachauswahl ist mit gedrückter Umschalt-Taste und Linksklick möglich. Bei Mehrfachauswahl werden aber nur die Objekte angezeigt, die alle markierten Stichwörter zugewiesen bekommen haben ("Und"-Suche).
  4. Markieren und   Übernehmen Sie die gewünschten Stichwörter.
  5. Die Liste der Verzeichnisobjekt mit den gewünschten Stichwörtern erscheint im Inhaltverzeichnis links. Im Vorschaufenster rechts, das sichtbar wird, wenn Sie  Details aktivieren, werden weiterhin alle Objekte angezeigt.
  6. Um im Inhaltsverzeichnis wieder alle Objekt angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf  Stichwörter >  Auswahl verwerfen.
• Suchen Sie Verzeichnisobjekte über die Suche oder zuletzt geöffnete Datensätze

   Verzeichnisobjekte werden über eine eigene Suche erneut aufgerufen.

  1. Klicken Sie auf das Aufklappdreieck neben  Verzeichnisse und wählen Sie den Unterpunkt    Verzeichnisobjekte.
  2. Öffnen Sie über die  Suche ein Dialogfenter, oder wählen Sie einen der  Zuletzt geöffneten Datensätze aus, wenn Sie erst vor Kurzem mit dem Objekt gearbeitet haben.
• Verwenden Sie datensatzspezifische Verzeichnisse

  In  Adressen,  Artikeln,  Veranstaltungen und  Projekten gibt es ab der Version 12.1 Datensatzverzeichnisse. Legen Sie hier Datenblätter, andere Dokumente, Bilder oder Objekte jeder Art zu genau einem Datensatz ab.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Datensatzes zum  Verzeichnis.
  2. Wenn in den  Tabellendetails zu der Datensatztabelle ( Adressen, Artikeln, Veranstaltungen oderProjekte) bereits Standardordner angelegt wurden, erscheinen diese automatisch.
  3. Wenn in Datenblattvorlagen bereits Verzeichnisordner als Ablageorte vorbelegt sind, werden diese Ordner automatisch dann angelegt, wenn das erste  Datenblatt auf Basis der Vorlage geöffnet und gespeichert wird.
  4. Legen Sie eigene  Ordner oder andere Verzeichnisobjekte mit Klick auf  Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste an. Verzeichnisobjekte können hinzugefügt oder gelöscht werden, ohne dass das Verzeichnis selbst im Änderungsmodus geöffnet ist.
  5. Um das Datensatzverzeichnis selber zu bearbeiten, fügen Sie zuerst mindestens ein Verzeichnisobjekt ein.
     1. Klicken Sie auf das Verzeichnisobjekt und in der darüberliegenden Werkzeugleiste auf  Öffnen.
     2. Klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste  Verzeichnis öffnen und dann oben links  Ändern.

Wie verwende ich Prozesse^M?

• Legen Sie eine neue Prozessvorlage an

  Ein dokumentierter und visualisierter Geschäftsprozess hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, bei der Optimierung von Abläufen und bei der Fehlersuche. Die Zuweisung von Aufgaben und Tätigkeiten an Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter sorgt dafür, dass Aufgaben weder doppelt ausgeführt noch vergessen werden. Die Formulierung des Zwecks macht es leichter zu überprüfen, ob der Prozess sein Ziel erreicht.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter  Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben  Prozesse und wählen Sie  Prozessvorlagen >  Neuanlage und ggf. den Betrieb. Alternativ gehen Sie über den Reiter  Vorlagen >  Prozesse >  Neuanlage.
  3. Geben Sie den Titel der Prozessvorlage an. Das zweite Eingabefeld erlaubt einen Kurznamen.
     Bsp.: Bearbeitung einer Kundenanfrage für eine Veranstaltung
  4. Geben Sie der Prozessvorlage eine Versionsnummer, um Anpassungen und Änderungen nachverfolgen zu können. Sobald Prozessdokumentationen auf Basis einer Vorlage gespeichert werden, kann die Vorlage in ihrer Struktur nicht mehr geändert werden. Weisen Sie der Prozessvorlage über die erweiterbare Auswahlliste einen Typ zu, um die Suche zu erleichtern.
  5. Erläutern Sie die Prozessvorlage genauer in den Feldern Beschreibung und Zweck im unteren Bereich des Eingabefensters.
     Bsp.: Beschreibung: Vorgehen bei ersten Kundenanfragen. Zweck: Abklärung von möglichen Terminen und ersten Kundenwünschen zur Weitergabe an das Eventbüro.
  6.  Aktivieren Sie die Vorlage nach Fertigstellung mit Klick auf das Icon  Nicht aktiv, um sie den Mitarbeitern zugänglich zu machen.
  7. Speichern Sie die Prozessvorlage über  oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
• Legen Sie den Prozessablauf an

  Der Geschäftsprozess wird auf dem Reiter  Ablauf in Listenform (links) und grafisch (Mitte) visualisiert.

  1. Der erste Ablaufschritt  Start ist bereits vorhanden. Öffnen Sie die Details zu diesem Ablaufschritt mit Linksklick entweder in der Liste ganz links oder in der grafischen Darstellung.
  2. Alternativ öffnen Sie über Rechtsklick  Bearbeiten.
  3. Geben Sie rechts unter Details den Titel des Ablaufschrittes und eine genauere Beschreibung ein.
     Bsp.: Kundenanfrage als auslösende Aktion, verantwortlich ist das Verkaufsbüro. Anfragen kommen telefonisch, per E-Mail oder Fax.
  4. Im Bereich Eigenschaften bei der Ausführung legen Sie fest, welche Bedingungen für den Ablaufschritt gelten sollen, wer und wie den Schritt durchführen darf und wie dokumentiert werden soll.
  5. Unter Verantwortlichkeit können Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter benannt werden, die für diesen Schritt zuständig sein sollen.
• Fügen Sie weitere Ablaufschritte an

  Weitere Schritte in einem Geschäftsprozess fügen Sie mit Rechtsklick auf den letzten Ablaufschritt an. Jeder Ablaufschritt kann einen eigenen Namen, Beschreibung und Verantwortlichen haben.

  1. Wenn eine Aktion automatisch eine andere auslöst, wählen Sie  Aktion anfügen.
  2. Wenn eine Aktion Alternativen zulässt, wählen Sie  Entscheidung anfügen. Standardmäßig werden zwei Optionen angelegt. Gehen Sie mit Rechtsklick auf die Entscheidung >  Option anfügen, um weitere Optionen anzulegen.
  3. Um einen bereits vorhandenen Prozess als Unterprozess hinzuzufügen, wählen Sie  Unterprozess anfügen.
     Bsp.: Auf Kundenanfrage (Aktion 1) überprüft die Verkaufsmitarbeiterin die Raumbelegung für den gewünschten Termin (Aktion 2). Ist der Raum belegt (Option 1), kann nach anderen Räumen oder Terminen gesucht werden (Aktion 3). Ist der Raum frei (Option 2), können weitere Details zur gewünschten Veranstaltung abgefragt werden (Unterprozess 1).
  4. Über  Checkliste anfügen erstellen Sie eine Liste mit Auswahlkästchen, die in der Prozessdokumentation abgehakt werden.
  5. Wenn ein Prozess an einen anderen Kollegen übergeben werden soll, öffnen Sie rechts unten Eigenschaften bei der Ausführung und wählen Sie aus der Liste Durchführen durch den gewünschten Mitarbeiter oder Abteilung.
• Verbinden Sie Ablaufschritte

  Zwischen manchen Ablaufschritten, die nicht direkt aufeinander folgen, gibt es logische Verbindungen. Diese werden durch Pfeile dargestellt.

  1. Klicken Sie auf den Ablaufschritt, von dem der Pfeil ausgehen soll, und wählen Sie mit Rechtsklick  Verbindung einfügen. Von jedem Ablaufschritt kann nur eine Verbindung ausgehen.
  2. Wählen Sie aus der Auswahlliste den Ablaufschritt, zu dem der Pfeil führen soll. Zu jedem Ablaufschritt können beliebig viele Verbindungen hergestellt werden.
  3. Speichern Sie die Prozessvorlage über .
• Löschen Sie Ablaufschritte

  Manchmal werden Schritte in einem Prozess hinfällig. Das Löschen von einzelnen Schritten kann Auswirkungen auf den gesamten Prozess haben, weil abhängige Schritte auch gelöscht werden.

  1. Wenn Sie nur eine einzelne Aktion entfernen wollen, wählen Sie mit Rechtsklick  Löschen.
  2. Wenn Sie eine Aktion und alle folgenden Aktionen, Entscheidungen und Optionen entfernen wollen, wählen Sie mit Rechtsklick Löschen inkl. Nachfolger.
  3. Entscheidungen und Optionen werden immer über Rechtsklick und Löschen inkl. Nachfolger mit allen nachfolgenden Optionen und Aktionen gelöscht.
  4. Speichern Sie die Prozessvorlage über .
• Formatieren Sie den grafischen Prozessablauf

  Die grafische Darstellung des Ablaufs kann über die horizontale Werkzeugleiste individuell formatiert werden.

  1. Legen Sie die verwendete Schriftart und Schriftgröße fest.
  2. Legen Sie die Nummerierung der Ablaufschritte fest (keine, zeilenweise, Ablauf)
  3. Legen Sie Größe und Abstand der Kästchen fest. Form und Farbe der Kästchen sind nicht wählbar.
• Legen Sie eine neue Prozessdokumentation an

  Auf Basis einer Prozessvorlage werden standardisierte Geschäftsprozesse geleitet und gleichzeitig schrittweise dokumentiert. So werden exakte Verfahren durchgesetzt und Kontrollmechanismen durch Weiterleitung und Gegenprüfungen von anderer Stelle aktiviert. Die Prozessvorlage kann hierzu entweder ausgedruckt, oder als Vorlage für eine neue digitale Prozessdokumentation aufgerufen werden. Um eine Prozessvorlage auf Papier als Leitfaden für Mitarbeiter zu verwenden, öffnen Sie die Vorlage und drucken Sie über den Reiter  Datenblatt den Prozessablauf aus.

  1. Um einen Prozess digital zu dokumentieren, wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter  Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben   Prozesse und wählen Sie  Neuanlage und ggf. den Betrieb und  Neuanlage.
  3. Eine Liste der verfügbaren Prozessvorlagen öffnet sich. Die Liste ist je nach Benutzer unterschiedlich, weil nicht alle Benutzer die gleichen Zugriffsrechte haben.
  4. Wählen Sie mit Doppelklick oder Linksklick und  Übernehmen eine Vorlage aus.
     
  5. Der Titel des Prozesses ist in der Vorlage vorbelegt. Geben Sie oben rechts einen standardisierten Untertitel ein, der den Prozess identifiziert.
     Bsp.: Titel ist "Kundenreklamation", Untertitel "Mauer, Karl am 16.09.2018"
  6. Speichern Sie die Prozessdokumentation über   oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
• Befolgen Sie den vorgegebenen Prozessablauf

  Arbeiten Sie auf dem Reiter  Basis die Arbeitsschritte einzeln durch. Auf dem Reiter  Ablauf ist der komplette Prozess zur Übersicht abgebildet.

  1. Der erste Ablaufschritt ist bereits geöffnet. Öffnen Sie die Details zu diesem Ablaufschritt mit Linksklick auf den Ablaufpunkt in der Liste ganz links.
  2. Befolgen Sie die Anweisungen in der Beschreibung über dem Eingabefenster und geben Sie ggf. Bemerkungen ein oder hängen Sie über den Reiter  Dokumente externe Dateien zur Dokumentation an.
  3. Bei Entscheidungsfragen wählen Sie die zutreffende Option.
  4. Sobald der Schritt beendet ist, klicken Sie auf  Weiter. Der nächste Schritt öffnet sich.
  5. Wiederholden Sie das Vorgehen für weitere Schritte, bis der Prozess abgeschlossen oder an einen anderen Benutzer übergeben wird.
  6. Prozesse, die den Status "in Arbeit" haben und auf Ihren Benutzer gestellt sind, erscheinen automatisch in der Liste der  Erinnerungen, bis sie abgeschlossen oder an einen anderen Benutzer weitergegeben werden.
  7.  Speichern Sie Ihre Eingaben vor dem Schließen.
• Beenden Sie den Prozess

  Der Prozess wird beendet, indem er entweder gespeichert, abgeschlossen, an einen anderen Benutzer übergeben oder abgebrochen wird.

  1. Der Prozess kann zur späteren Weiterbearbeitung  gespeichert und  geschlossen werden, sofern dies nicht in der Vorlage verboten wurde.
  2. Solange der Prozess den Status "in Arbeit" hat und auf Ihren Benutzer gestellt ist, erscheint er automatisch in der Liste der  Erinnerungen.
  3. Öffnen Sie den angefangenen Prozess zur Vervollständigung mit Doppelklick im  Erinnerungsfenster, über  Prozesse >  Zuletzt geöffnet oder über  Prozesse >  Suchen.

  Wenn alle Schritte erfolgt sind, wird der Prozess abgeschlossen.

  1. Nach Bearbeitung alle Ablaufschritte erfolgt die Meldung "Damit ist der Prozess abgeschlossen."
  2. Um den Prozess für weitere Änderungen offenzuhalten, wählen Sie Fortfahren.
  3. Um den Prozess abzuschliessen, wählen Sie Speichern und schliessen.

  An manchen Prozessen sind mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen beteiligt, an die die weitere Bearbeitung übertragen wird.

  1. Wenn Ihr Arbeitsschritt beendet ist, klicken Sie auf  Weiter.
  2. Der nächste Schritt öffnet sich. Wenn in der Vorlage ein anderer Benutzer als verantwortlich für die Durchführung eingetragen wurde, wählen Sie  Speichern und schliessen.
  3. Der übergebene Prozess erscheint dann in der Liste der Erinnerungen des verantwortlichen Mitarbeiters.

  In einzelnen Fällen kann es sinnvoll sein, Prozesse unvollständig abzubrechen, weil sie sich erledigt haben.

  1. Öffnen Sie den Prozess und klicken Sie oben rechts neben der Statusangabe auf  Prozess abbrechen.
  2. Bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage.

Organisation ist alles – ohne Organisation ist nichts so, wie es sein soll oder könnte. Selbstorganisation und Teamorganisation liegen hier eng beieinander. Mit durchdachten Arbeits-Tools bekommen Sie Struktur in die Fülle der Informationen, so dass alle Beteiligten immer Zugriff auf aktuelle Daten haben. Um Ihre Ablage, Arbeitsabläufe und Projekte transparent zu gestalten, bietet Bp Event zahlreiche Werkzeuge an.

In  Verzeichnissen sammeln Sie thematisch geordnet Dokumente, aber auch Datensätze oder andere Objekte. Über die  Dokumentenablage^M werden auch externe Dokumente richtig eingeordnet. Mit  To-Do-Listen stellen Sie individuelle Checklisten z.B. zu Veranstaltungen oder Terminen zusammen. Komplexere Standardabläufe bilden Sie für Ihre Mitarbeiter auch grafisch in  Prozessen^M ab, die sich besonders für Qualitätskontrollen oder Workflows mit mehreren Beteiligten eignen. In  Projekten^M organisieren Sie flexiblere Arbeitsgruppen, die weitgehend selbständig arbeiten, aber einen gemeinsamen Informationsstand brauchen.

Wie verwende ich Projekte^M?

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, das in unterschiedlichen Phasen verschiedene Veranstaltungen, Termine oder Aktivitäten umfassen kann. Es hat üblicherweise einen festen Anfangs- und Endtermin und dient der Erreichung eines Ziels, das mit internen oder externen Mitwirkenden möglichst effizient erreicht werden soll.

• Öffnen Sie ein neues Projekt

  Ein Projekt zeichnet sich durch definierte Ziele, Termine und Aufteilung der Verantwortung aus. Diese Angaben werden auf der Basisseite des Projektes eingegeben.

  1. Gehen Sie zu  Basis >  Projekte >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb.
  2. Der Reiter  Basis des Projekts öffnet sich.
  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für das Projekt ein.
  4. Geben Sie darunter ein Datum und ggf. Uhrzeiten für den Beginn und das Ende des Projektes an. Das Projekt wird unabhängig von seinem Status während des angegebenen Zeitraums im Kalender des allgemeinen Info Centers aufgeführt.
  5. Wenn Sie rechts unter dem Status und den Berechtigungen ein Wiedervorlagedatum eingeben, erscheint das Projekt zum gesetzten Zeitpunkt auf Ihrer Wiedervorlageliste.
  6. Beschreiben Sie die konkrete Zielsetzung des Projekts im Eingabefenster.
• Vergeben Sie Rechte an dem Projekt

  An einem Projekt sind typischerweise mehrere Mitarbeiter beteiligt, die unterschiedliche Rechte haben können. Im oberen rechten Bereich des Fensters vergeben Sie die Berechtigungen.

  1. Geben Sie die Projektleitung an. Der aktuelle Benutzer wird automatisch vorgeschlagen.
  2. Vergeben Sie das Änderungsrecht am Projekt.
  3. Geben Sie an, welche Benutzer dem Projekt Objekte zuweisen dürfen.
     Bsp.: Veranstaltungen, Termine, Briefe
• Geben Sie Mitarbeiter als Projekt-Teilnehmer an

  In einem Projekt können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen mit verschiedenen Funktionen involviert sein. Als Projekt-Teilnehmer können nur Bp Event Benutzer hinzugefügt werden.

  1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des obersten Eingabefensters Mitarbeiter auf  Neuanlage.
  2. Wählen Sie den Mitarbeiter mit Doppelklick oder treffen eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste und  Übernehmen.
  3. Weisen Sie einzelnen Mitarbeitern in der Spalte Funktion über die erweiterbare Auswahlliste eine Position zu.
  4. Begrenzen Sie die Mitwirkung zeitlich über das Start- und Enddatum für jeden einzelnen Mitarbeiter.
• Informieren Sie projektbeteiligte Mitarbeiter

   Bp Event-Benutzer, die als projektbeteiligte Mitarbeiter eingegeben sind, können auf unterschiedlichen Wegen direkt zum Projekt informiert werden.

  1. Senden Sie über die Werkzeugleiste eine  Interne Nachricht an alle markierten Mitarbeiter. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit der Nachricht verknüpft.
  2. Legen Sie über die Werkzeugleiste eine  Aktivität für alle markierten Mitarbeiter an, die direkt in deren Kalender und Erinnerungen übernommen wird. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit der Aktivität verknüpft.
  3. Legen Sie über die Werkzeugleiste einen  Termin für alle markierten Mitarbeiter an, der direkt in deren Kalender und Erinnerungen übernommen wird. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit dem Termin verknüpft.
  4. Aktivieren Sie in der Werkzeugleiste den Button Benachrichtigen, um alle Teammitglieder, die in der entsprechenden Spalte ein Häkchen haben, automatisch über Änderungen am Projekt zu informieren.
• Verknüpfen Sie externe Adressen mit dem Projekt

  Personen, die an dem Projekt beteiligt aber keine Bp Event-Benutzer sind, werden als Adressen eingegeben.

  1. Klicken Sie auf dem Reiter  Adressen >  Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste.
  2. Geben Sie den Namen des Ansprechpartners bei Suchwörter ein oder suchen über  Erweiterte Suche nach einem Personenkreis.
  3. Wählen Sie die Adresse mit Doppelklick oder treffen eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste und  Übernehmen.
  4. Weisen Sie einzelnen Adressen in der Spalte Funktion über die erweiterbare Auswahlliste eine Position zu.
     Bsp.: Hotel, Lieferant, Location, Agentur
  5. Vergeben Sie über  Stichwort zuweisen in der Werkzeugleiste des Eingabefensters ein datiertes Stichwort an alle markierten Adressen.
     Bsp.: Projekt Messe Stuttgart
• Informieren Sie andere Projektbeteiligte

  Kontaktieren Sie weitere Projektbeteiligte über den Reiter  Adressen.

  1. Markieren Sie die gewünschten Adressen mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick.
  2. Wählen Sie in der Werkzeugleiste  Brief/E-Mail oder  Serienbrief anlegen und wählen Sie die entsprechende Textvorlage mit Doppelklick. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit der E-Mail verknüpft.
  3. Legen Sie über die Werkzeugleiste einen  Termin für alle markierten Adressen an. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit dem Termin verknüpft.
• Verknüpfen Sie Dokumente zu dem Projekt^M

  Mit dem Modul Dokumentenablage verknüpfen Sie beliebige Dokumente aus Bp Event oder aus externen Quellen mit einem Projekt, um beispielsweise Verträge oder Preislisten von Lieferanten eindeutig zuzuweisen.

  1. Klicken Sie auf dem Reiter  Dokumente >  Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste und öffnen Sie ein neues Dokumentenpaket.
  2. Um ein externes Dokument von Ihrem Computer oder Netzwerk zu verknüpfen, wählen Sie  Dateien anhängen und suchen das gewünschte Dokument.
  3. Wählen Sie  Allgemeine Dokumente anhängen, um eine Datei aus der Ablage „Allgemeine Dokumente“ zu verknüpfen.
• Exportieren Sie Dokumente aus dem Projekt^M

  Dokumente aus dem Projekt können in andere Dokumentenpakete innerhalb von Bp Event oder extern gespeichert werden, um sie in anderem Zusammenhang wiederzuverwenden.

  1. Öffnen Sie das Dokumentenpaket.
  2.  Kopieren Sie über die horizontale Werkzeugleiste ein Dokument, das zu einem Dokumentenpaket gehört, entweder innerhalb des Pakets oder  in ein anderes Paket.
  3.  Speichern Sie ein Dokument extern auf Ihrem Computer oder Netzwerk.
• Verknüpfen Sie weitere Objekte mit dem Projekt

  Beliebige Datensätze aus Bp Event wie Veranstaltungen, Termine oder Briefe können mit einem Projekt verknüpft werden. Außerdem können auch einzelne Projekte zu einem führenden Projekt verknüpft werden.

  1. Klicken Sie auf dem Reiter  Objekte >  Neuanlage und die Art des gewünschten Objekts in der horizontalen Werkzeugleiste.
  2. Um ein vorhandenes Objekt zu verknüpfen,  Suchen Sie das gewünschten Objekt und wählen Sie es mit Doppelklick aus.
  3. Um ein neues Objekt anzulegen und direkt zu verknüpfen, wählen Sie  Neuanlage.
  4. Einen Überblick über alle mit dem Projekt verknüpften Daten erhalten Sie auf dem Reiter  Info Center des Projekts mit Kalendersicht und Wiedervorlage (Wie verwende ich den Kalender? bzw. Wie verwende ich die Wiedervorlage?).
• Hinterlegen Sie Detailinfos und einen Schlussbericht

  Hinterlegen Sie für spätere Auswertungen einen Schlussbericht und Details zum Projekt. 

  1. Gehen Sie zum Reiter  Details & Schlussbericht. Der Schlussbericht kann erst nach Abschluss des Projektes (ab dem letzten Tag) eingegeben werden.
  2. Die Detailfelder des Schlussberichtes werden laut betrieblichen Anforderungen festgelegt.
  3. Die Eingabe des Schlussberichtes hat keine direkte Auswirkung auf den Status des Projekts. Um ein Projekt abzuschließen, muss der Status auf dem Reiter  Basis manuell geändert werden.

• Öffnen Sie die einfache Suche

  Sobald eine Tabelle (Adressen, Artikel etc.) mehr als 20 Datensätze enthält, öffnet sich ein echtes Suchfenster. Kleinere Datenmengen werden als einfache Liste angezeigt. Für viele Suchen gibt es vorbelegte oder benutzerdefinierte Tastaturkürzel (vgl. Verwenden Sie Tastaturkürzel). 

  1. Öffnen Sie die Suche mit einem Linksklick auf das Icon der gewünschten Tabelle (Adressen, Veranstaltungen,...) in der oberen horizontalen Funktionsleiste. Wenn Sie sich gerade in einem anderen Datensatz befinden, öffnen Sie die Funktionsleiste mit Linksklick auf das   Menü ganz oben links in der Titelleiste des Fensters.
     Alternativ klicken Sie auf neben dem Icon und wählen Sie Suchen.
  2. Es öffnet sich ein Suchfenster mit je nach Tabelle unterschiedlichen Suchfeldern.
  3. In jeder Suche werden verschiedene Arten von Suchfeldern angeboten: Eingabefelder, Aufklappmenüs, Datumsfelder und Auswahlkästchen.
     Geben Sie Ihre Suchanfrage ein und klicken Sie unten rechts im Fenster auf Suchen.
  4. Wenn Ihre Suche Treffer ergibt, erscheint eine Liste aller gewünschten Datensätze. Schränken Sie Ihre Suche weiter ein, um die Anzahl der gefundenen Datensätze zu reduzieren.
  5. Wenn Ihre Suche keine Treffer ergibt, klicken Sie auf Suche ändern und überprüfen Sie die Suchkriterien. Entfernen Sie ggf. einige Kriterien, da immer nur die Datensätze gefunden werden, die alle der angegebenen Kriterien erfüllen.
• Suchen Sie über freie Eingabefelder

  Viele Datenbankfelder erlauben eine freie Eingabe und flexible Formate, die auch in der Suche nur über freie Eingaben gefunden werden können. Interne Standards zur Anlage von Datensätzen sind unersetzbar, um die spätere Suche zu erleichtern.

  1. Geben Sie im Feld Suchwörter einen oder mehrere Suchbegriffe ein. In welchen Datenbankfeldern gesucht wird, ist je nach Funktion unterschiedlich.
     Hinweis: Genauere Angaben finden Sie im Tooltip, der eingeblendet wird, wenn der Mauszeiger auf dem Feld stehen bleibt.
  2. Speziellere freie Eingabefelder sind mit dem Namen des jeweiligen Feldes bezeichnet, auf das sie sich beziehen.
     Bsp.: „Betreff“ oder „Externe Nummer“
  3. Suchwörter müssen nicht vollständig sein, es reichen auch Wortanfänge. Je länger ein Wort ist, desto genauer sind die Suchergebnisse.
     Bsp.: „Wür“ findet Württemberg, Würzner, Würselen etc.
  4. Um nach einem Bruchstück zu suchen, das in der Mitte des Wortes vorkommt, stellen Sie als Platzhalter (Wildcard) ein Sternchen „*“ vor.
     Bsp.: Die Eingabe „*meier“ findet Altmeier und Hofmeier
  5. Suchwörter müssen nicht völlig richtig geschrieben sein. Die phonetische Suche findet auch ähnlich klingende Wörter.
     Bsp.: Die Eingabe „Meier“ findet Meier, Mair und Meyer
• Suchen Sie über Datumsfelder

  Für viele Datensätze kann die Suche über das Datum eingegrenzt werden. Der Zeitraum kann auf unterschiedliche Weisen angegeben werden.

  1. Geben Sie die Von- und Bis-Daten frei in die Suchfelder ein.
     Alternativ öffnen Sie die Datumsauswahl links neben dem Datumsfenster und wählen das Datum mit Linksklick.
     Oder wählen das aktuelle Datum mit Linksklick auf  Menü >  Heute rechts neben dem Eingabefeld.
  2. Verschieben Sie das gewählte Datum über das  Menü rechts neben dem Eingabefeld:
     1. um bis zu sechs Tage nach vorne oder hinten
     2. um bis zu vier Wochen oder an Anfang  oder Ende der gewählten Woche
     3. um bis zu drei Monate oder an  Anfang  oder  Ende des gewählten Monats
     4. um bis zu drei Jahre oder an  Anfang  oder  Ende der gewählten Jahres.
  3. Alternativ bestimmen Sie für die Suche einen  Zeitraum, den Sie über die Pfeile nach  vorne oder  hinten verschieben können:
     1. einen, drei oder fünf Tage ab dem gewählten Startdatum
     2. eine, zwei oder drei Wochen ab dem Montag vor dem gewählten Startdatum
     3. einen, zwei oder drei Monate ab dem 1. des gewählten Monats oder
     4. ein, zwei oder drei Jahre ab dem 1. Januar des gewählten Jahres.
  4. Entfernen Sie alle Daten mit Linksklick auf  Menü > Löschen. Das Löschen des Anfangsdatums entfernt auch das Enddatum und umgekehrt.
• Suchen Sie über Auswahllisten

  Einige Felder der Datenbank werden über Auswahllisten eingegeben. Die Art der Auswahlliste ist bei der Suche entscheidend dafür, ob nur einer oder mehrere Werte aus der Liste gleichzeitig gesucht werden können.

  1. Felder, die über unveränderliche Auswahllisten ausgefüllt werden, werden über Aufklapplisten durchsucht. Eine Mehrfachauswahl von Werten ist möglich. 
     Bsp.: Status der Veranstaltung: Option, Warteliste, Definitiv
  2. Die Suchfelder erscheinen als graue Balken. Machen Sie einen Linksklick auf den Balken, um die Auswahlliste zu öffnen.
  3. Wählen Sie mit Linksklick einen Wert oder mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick mehrere Werte und klicken Sie auf  Übernehmen.
  4. Alternativ klicken Sie auf  Alle auswählen und  Übernehmen.
  5. Felder, die über eine Combobox (entweder frei oder über erweiterbare Auswahlliste) eingegeben werden, erscheinen als weißes Eingabefeld mit Aufklappdreieck.
  6. Geben Sie einen Wert frei ein oder wählen Sie mit Klick auf das Dreieck einen Wert der erweiterbaren Auswahlliste. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
• Suchen Sie über Auswahlkästchen

  Über Auswahlkästchen suchen Sie nach Datensätzen mit einem vorgegebenen Merkmal. Wenn nur nach Datensätzen mit diesem Merkmal gesucht werden soll, ist der Zustand des Kästchen  ausgewählt, wenn genau diese Datensätze nicht gesucht werden sollen, ist der Zustand  nicht ausgewählt. Ist der Zustand  unbestimmt, dann werden sowohl Datensätze mit als auch ohne das Merkmal gesucht. Beispiele mit Modul Serien- und Mehrtagesveranstaltungen^M

  1. In der Voreinstellung sind Auswahlkästchen meistens  unbestimmt. Für die Suche werden die Werte des Feldes nicht berücksichtigt.
     Bsp.:  Mehrtagesveranstaltung findet sowohl Eintages- als auch Mehrtagesveranstaltungen.
  2. Wird das Kästchen mit einfachem Linksklick  ausgewählt, dann werden nur Datensätze gesucht, die die gewählte Eigenschaft haben.
     Bsp.:  Mehrtagesveranstaltung findet ausschließlich Mehrtagesveranstaltungen.
  3. Wird das Kästchen mit erneutem Linksklick  nicht ausgewählt, dann werden Datensätze mit der gewählten Eigenschaft aus den Suchergebnissen ausgeschlossen.
     Bsp.:  Mehrtagesveranstaltung findet keine Mehrtagesveranstaltungen.
  4. Mit einem dritten Linksklick stellen Sie den Status  unbestimmt wieder her.
• Personalisieren Sie das Suchfenster für Ihren Bedarf

  Suchen sind oft komplex und individuell. Um die Übersichtlichkeit des Suchfensters zu gewährleisten, gibt es vielfältige Möglichkeiten für den Benutzer, die Oberfläche zu individualisieren. Benutzer mit administrativen Rechten können die Einstellungen auch als Unternehmensstandard vorgeben.

  1. Mit Linksklick auf Erweiterte Suche unten links im Suchfenster öffnen Sie weitere Suchfelder. Um zur einfachen Suche zurückzukehren, klicken Sie an derselben Stelle auf  Einfache Suche.
  2. Jedes Suchfeld kann personalisiert werden. Benutzer mit administrativen Rechten können die Einstellungen auch als  Unternehmensstandard vorgeben.
  3. Rechts von jedem Suchfeld finden Sie ein  Aufklappmenü mit benutzerspezifischen Optionen.
  4. Über  Eingabe in diesem Feld beginnen legen Sie fest, dass der Cursor beim Öffnen der Suche immer direkt in das gewählte Feld springt.
  5. Über  Werte festhalten geben Sie eine feste Vorbelegung ein. Alternativ klicken Sie direkt auf , um die Vorbelegung zu aktivieren. Wenn ein Feld vorbelegt ist, wird es bei jeder neuen Suche angezeigt. Der vorbelegte Wert kann in einer Suche manuell überschrieben werden, erscheint aber in der nächsten Suche erneut. Um die Vorbelegung zu entfernen, klicken Sie auf .
     Bsp.: nur Datensätze suchen, die einer Abteilung gehören
  6. Mit  Wert über Formel bestimmen legen Sie eine Vorbelegung an, die für jede Suche neu berechnet wird. Diese Option bietet sich beispielsweise für Datumsfelder an.
     Bsp.: immer vom ersten bis zum letzten des laufenden Monats suchen
  7. Über  Anzeige legen Sie fest, ob ein Suchfeld in der Einfachen (Weniger Felder) oder der Erweiterten Suche (Weitere Felder) erscheinen soll. So bestimmen Sie selbst, welche Suchfelder für Sie wichtig oder unwichtig sind. Um ein Feld wieder auf die Herstellereinstellung zurückzusetzen, wählen Sie  Standard.
• Suchen Sie Datensätze, die mehrere Bedingungen zugleich erfüllen („Und“)

  Verschiedene Arten von Suchkriterien können miteinander verbunden werden, um die Suche einzugrenzen. Nur die Datensätze, die jedes der angegebenen Kriterien erfüllen, werden in der Ergebnisliste aufgeführt. Jede Suche mit mehreren Kriterien ist eine solche "Und"-Suche. Wenn die Suche keine Treffer ergibt, entfernen Sie ggf. ein oder mehrere Suchkriterien.
  Bsp.: „Veranstaltung“ UND „Mai 2018“ UND „Großer Saal“ UND „Status Warteliste“

  1. Geben Sie verschiedene Suchbegriffe, Daten, Bearbeiter etc. ein.
  2. Klicken Sie auf Suchen unten rechts im Suchfenster.
  3. Gefunden werden nur Datensätze, die ALLE angegebenen Kriterien erfüllen.
• Suchen Sie Datensätze, die mindestens eine von mehreren Bedingungen erfüllen („Oder“)

  Manchmal müssen Datensätze nur eines von mehreren möglichen Merkmalen haben, oder es wird nach Kriterien gesucht, die sich sogar gegenseitig ausschließen. Teilen Sie dafür die Suche in zwei Schritte auf.
  Bsp.: „Hotel“ ODER „Restaurant“ im Postleitzahlenbereich „69“ ODER „68“

  1. Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei  Suchen >  Neue Suche.
     Bsp.: Adressen mit Kategorie "Hotel" im Postleitzahlenbereich 68-69.
     Es erscheint ein neues Suchfenster. Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird unten links im Suchfensters angezeigt.
  2. Entfernen Sie die ersten Suchkriterien, geben Sie die neuen Suchkriterien ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil  Anzeigen > Suchergebnis vergrößern.
     Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
  3. Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
  4. Klicken Sie dann auf  Suchergebnis anzeigen.
• Schließen Sie Datensätze aus, die bestimmte Merkmale haben („Aber nicht“)

  Um die Anzahl der Suchergebnisse nachträglich einzuschränken, können Datensätze aufgrund bestimmter Kriterien gezielt ausgeschlossen werden. Teilen Sie dafür die Suche in zwei Schritte auf.
  Bsp.: Kunden im Postleitzahlenbereich 68 ABER NICHT die, die schon den Newsletter bekommen haben

  1. Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei  Suchen >  Neue Suche.
     Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird am unteren Rand des Suchfensters angezeigt.
  2. Entfernen Sie die ersten Suchkriterien, geben Sie die neuen Suchkriterien ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil  Anzeigen >  Suchergebnis verkleinern.
     Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
  3. Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
  4. Klicken Sie dann auf  Anzeigen.
• Schließen Sie Datensätze aus, die bestimmte Merkmale nicht haben („Aber nur“)

  Wenn die Menge der Suchergebnisse nachträglich eingeschränkt werden soll, können auch Datensätze ausgeschlossen werden, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen. So können auch nachträglich noch zusätzliche Suchkriterien (Und-Suche) eingeführt werden.
  Bsp.: Kunden im Postleitzahlenbereich 68 ABER NUR die, die schon den Newsletter bekommen haben

  1. Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf Suchen > Neue Suche.
     Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird am unteren Rand des Suchfensters angezeigt.
  2. Entfernen Sie die ersten Suchkriterien, geben Sie die neuen Suchkriterien ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil  Anzeigen > Schnittmenge zum Suchergebnis.
     Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
  3. Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
  4. Klicken Sie dann auf  Anzeigen.
• Wiederholen und speichern Sie Suchen lokal

  Manche Suchen werden regelmäßig gleich durchgeführt. Um insbesondere komplexe Suchen nicht jedes Mal neu zusammensetzen zu müssen, können diese Suchen gespeichert und wiederholt genutzt werden.
  Bsp.: alle aktuellen Kunden, die den Newsletter bestellt aber noch nicht bekommen haben

  1. Klicken Sie auf  Letzte Suchen unten rechts im Suchfenster, um die letzten durchgeführten Suchen aufzurufen. Die Liste der letzten Suchen ist chronologisch (absteigend) geordnet. Details der Suche werden angezeigt, sobald der Mauszeiger auf einen Datensatz zeigt.
     Hinweis: Wie viele zuletzt geöffnete Datensätze gespeichert und hier angezeigt werden, legen Sie unter Optionen >  Einstellungen > Zuletzt geöffnete Datensätze fest.
  2. Klicken Sie im Aufklappmenü auf  Ausführen, um die Suche erneut unverändert durchzuführen.
  3. Um die Suchkriterien zu übernehmen, aber geringfügig zu ändern, klicken Sie im Aufklappmenü auf  Neue Suche >  Eingaben übernehmen.
  4. Wählen Sie für eine Suche  Als Favorit speichern, um zu verhindern, dass eine Suche aus der Liste verschwindet, wenn sie ganz nach unten gerutscht ist. Geben Sie einen Namen für die Suche ein. Favoriten erscheinen ganz oben auf der Verlaufsliste und werden nicht gelöscht.
• Speichern Sie Suchen extern

  Um eine Suche an einen anderen Benutzer weiterzugeben, speichern Sie die Suchschritte extern als SEA-Datei.

  1. Führen Sie eine komplexe Suche durch wie oben beschrieben.
     Hinweis: Lassen Sie die Suchergebnisse NICHT anzeigen
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei  Suchen >  Suchschritte speichern und speichern Sie die Suche unter einem sprechenden Namen auf einem externen Datenträger.
  3. Um die gespeicherte Suche durchzuführen, öffnen Sie das Suchfenster und wählen Sie Suchen >  Suchschritte laden > Suchergebnisse anzeigen.

Wie speichere und optimiere ich Bilder im Album?

• Speichern Sie ein neues Bild im Album

  Unter  Vorlagen >  Album speichern Sie Bilder, um sie in Briefe, Angebote oder andere Ausdrucke (Karten, Tischpläne) einzufügen. Die Bilder sind dort für jeden berechtigten Mitarbeiter zugänglich und durch die Kategorisierung leicht zu finden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Album >  Neuanlage.
  2. Geben Sie einen eindeutigen Namen für das Bild ein.
  3. Wählen Sie mindestens eine Kategorie aus der erweiterbaren Auswahlliste, um die spätere Suche zu erleichtern.
  4. Machen Sie ggf. eine Angabe zur Quelle.
  5. Fügen Sie ein  Neues Bild ein. Wählen Sie
     a)  Von Festplatte ladenfür ein Bild, das auf einem externen Laufwerk gespeichert ist
     b)  Aus Zwischenablage laden für ein Bild, das Sie zuerst mit „Kopieren“ (Strg+C) in die Zwischenablage kopiert haben
     c)  Album für ein Bild, das bereits in Ihrem Album vorhanden ist
     d)  Adresse,  Ansprechpartner oder  Artikel für ein Bild, das in Ihrer Datenbank bereits unter einem anderen Datensatz gespeichert ist.
  6.  Speichern Sie Ihre Eingabe.
• Optimieren Sie die Größe und Auflösung des Bildes

  Die Größe des Bildes im Verhältnis zur Auflösung ist ausschlaggebend für die Bildqualität und die benötigte Speicherkapazität. Je höher die Auflösung (Bsp. 300 dpi) desto besser die Bildqualität und desto höher der benötigte Speicherbedarf. Das Feld Info zeigt Ihnen die aktuelle Größe des Bildes in Punkten und die Größe der Datei in kB.

  1. Öffnen Sie die   Bildoptimierung und geben Sie die gewünschte Auflösung ein. Die Vorschlagswerte für Fotodruck (300dpi), Standarddruck (150dpi) und Bildschirm (96dpi) sind überschreibbar.
  2.  Schneiden Sie das Bild passend zu,  drehen oder  spiegeln Sie es bei Bedarf.
  3. Aktivieren Sie  Auflösung beibehalten, um bei Größenänderungen die Originalauflösung zu bewahren. Eine Verkleinerung verbessert die Bildqualität.
  4. Die Option  Proportionen beibehalten ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie sie, um das Längen- und Breitenverhältnis des Originals zu ändern.
  5. Passen Sie Breite und Höhe des Bildes in cm an.
  6. Machen Sie über  Undo Änderungen schrittweise rückgängig.
  7. Übernehmen Sie die Änderungen.

Wie verwende ich To-Do-Listen?

Organisieren und verteilen Sie Aufgaben präzise und einfach mit Checklisten zu allen relevanten Datensätzen, wie z.B. Veranstaltungen, Terminen^M, Aktivitäten, Räumen oder Artikeln.

• Legen Sie eine neue To-Do-Liste zu einem Datensatz an

  Zu vielen Arten von Datensätzen kann eine Checkliste angelegt werden, die einen Überblick über erledigte und ausstehende Aufgaben ermöglicht. Das ist hilfreich, wenn im Team gearbeitet wird, aber auch gut für den Überblick über die eigenen ausstehenden Aufgaben.

  1. Öffnen Sie den gewünschten Datensatz.
     Bsp.: Veranstaltung, Artikel, Aktivität, Termin^M
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Datensatzes auf  To-Do. Wenn bereits eine To-Do-Liste vorhanden ist, ist das Icon gelb hinterlegt und die Anzahl der Aufgaben wird angezeigt.
     Wichtig: Wenn der Datensatz nur im  Anzeigemodus ist, kann auch die To-Do-Liste nicht bearbeitet werden. Stellen Sie den Datensatz ggf. zuerst auf  Bearbeitungsmodus.
  3. Um die To-Do-Liste automatisch zu öffnen, sobald der Datensatz geöffnet wird, klicken Sie auf das Aufklappdreieck neben dem Fenstertitel und wählen Sie "Automatisch öffnen", wenn To-Dos vorhanden sind. Die Einstellung ist benutzerspezifisch und gilt pro Tabelle, nicht nur pro Datensatz.
     Bsp.: die Einstellung gilt dann für alle Adressen, die der Benutzer "Konferenz" öffnet.
  4. Im oberen Teil des Eingabefensters sehen Sie die bereits vorhanden Aufgaben, im unteren Teil des Listenfensters die Details zum aktuell markierten Listeneintrag. Die Liste in der oberen Fensterhälfte ist nicht eingebbar.
  5. Für Eingaben oder Änderungen gehe Sie in die untere Fensterhälfte, oder verbreitern mit Klick auf   ganz rechts in der Werkzeugleiste das Eingabefenster auf zwei Spalten. Die Details der To-Do-Einträge werden dann rechts neben statt unterhalb der Liste angezeigt.
  6. Über  Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste fügen Sie einen neuen To-Do-Eintrag ein. Eine neue Aufgabe wird immer unterhalb der gerade markierten Zeile eingefügt.
  7. Alternativ öffnen Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck   >  Aus Vorlage kopieren oder Aus anderen Datensätzen kopieren die  Suche. Angeboten werden zuerst To-Do-Einträge aus Datensätzen derselben Art (Veranstaltung etc.), darunter aus Datensätzen anderer Art. Es werden nur solche Tabellen angeboten, in denen es bereits To-Do-Listen gibt.
  8. Geben Sie die Bezeichnung der Aufgabe ein und  speichern Sie die Liste über das Icon links im Fenstertitel.
  9. Um eine Aufgabe aus der Liste zu entfernen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie in der Werkzeugleiste oberhalb der gesamten Liste auf das dritte Icon von links  Archiv.
  10. Um den Eintrag endgültig zu entfernen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben   Aktiv  > wählen   Archiv, markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken auf  Entfernen.
• Geben Sie weitere Einzelheiten zu der Aufgabe ein

  Standardmäßig öffnet das Eingabefenster der Aufgabe mit wenigen wichtigen Feldern. Auf Wunsch können zusätzliche Felder geöffnet werden.

  1. Über  direkt vor der Beschreibung zeigen Sie die Priorität (Wichtigkeit) der Aufgabe.
  2. Aktivieren Sie eine  Benachrichtigung wenn Sie informiert werden wollen, sobald der To-Do-Eintrag geändert wird.
  3. Weisen Sie über die erweiterbare Auswahlliste neben der Beschreibung eine Kategorie zu. Neue Kategorien legen Sie in der Liste selber mit Klick auf  Bearbeiten an. Schreiben Sie jede neue Kategorie in eine eigene Zeile.
  4. In der zweiten Zeile wählen Sie, wer für die Aufgabe verantwortlich sein soll.
     1. Wenn Sie ein  Ziel- oder Wiedervorlagedatum angeben, erscheint der To-Do-Eintrag bei entsprechender Einstellung im  Info Center der Verantwortlichen Person.
     2. Informieren Sie die Verantwortlichen direkt über  Interne Nachricht von der Zuweisung der schon verknüpften Aufgabe.
  5. Machen Sie in der dritten Zeile Angaben dazu, wie weit die Aufgabe schon erfüllt ist.
     1. Aufgaben, die zur Zeit nicht weiter bearbeitet werden können, markieren Sie als  Blockiert durch anderes Problem oder  Blockiert durch fehlende Information. Die markierten Aufgaben werden in der oberen Liste dann farbig gekennzeichnet.
     2. Der Fortschrittsbalken entspricht der prozentualen Angabe zur Erfüllung der Aufgabe und kann über Klick auf den Balken oder Eingabe einer Prozentzahl geändert werden.
     3. Zusätzlich geben Sie bei Bedarf geschätze und wirkliche Aufwände ein.
  6. Genauere Informationen geben Sie im Textfeld Bemerkung ein.
  7. Über  Weitere Felder öffnen Sie zusätzliche Eingabemöglichkeiten unter anderem für  Bilder oder  Termine^M.
  8. Zusätzliche betriebsspezifische Eingabefelder legt ein Benutzer mit administrativen Rechten bei Bedarf als  Tabellendetail an.
• Lassen Sie sich bei Änderungen benachrichtigen

  Lassen Sie sich über eine  Benachrichtigung informieren, wenn eine To-Do auf Sie oder Ihre Gruppe gestellt wird. 

  1. Aktivieren Sie unter  Optionen >  Einstellungen die Änderungsbenachrichtigung für To-Dos. Ein Administrator kann diese Einstellungen auch für andere Benutzer vornehmen. Sie erhalten dann einen Hinweis über das Fenster  Benachrichtigung und Erinnerungen, wenn
     1. ein neuer To-Do-Punkt angelegt wird, für den Sie veranstwortlich sind
     2. die Verantwortung für einen existierenden To-Do-Punkt auf Sie gestellt wird.
  2. Aktivieren Sie pro To-Do eine  Benachrichtigung bei Änderung, wenn Sie immer informiert werden wollen, sobald der To-Do-Eintrag geändert wird (egal ob in Ihrer Verantwortung oder nicht).
• Suchen, filtern und sortieren Sie Ihre To-Dos

   Die To-Do-Einträge können gesucht sowie nach Status und Kategorie gefiltert und manuell sortiert werden. 

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter  Basis mit Klick auf  To-Dos >  Suchen, um nach allen To-Do-Einträgen egal in welcher Tabelle (Adressen, Veranstaltungen etc.) zu suchen.
  2. Geben Sie Ihre Kriterien ein und klicken Sie auf  Suchen. Verfeinern Sie Ihre Ergebnisse ggf. durch die Matchcode-Suche über das Eingabefeld in der Werkzeugleiste.
  3. Mit Doppelklick auf den gewünschten Eintrag öffnen Sie gleichzeitig den Datensatz und die To-Do-Liste mit Fokus auf den gewünschten Punkt.
  4. Wählen Sie über das dritte Icon von links aus, welchen Status die angezeigten Einträge haben sollen. Der Status wird nicht aktiv gesetzt, sondern ergibt sich aus dem Stand des Fortschritts. Jeder Eintrag hat mehrere Status gleichzeitig.
     1.  Aktiv: sind alle Aufgaben, die nicht im Papierkorb sind
     2.  Neu: sind alle Aufgaben, für die noch kein Fortschritt vermerkt wurde
     3.  In Arbeit: sind alle Aufgaben, für die bereits ein prozentualer Fortschritt vermerkt wurde
     4.  Offen: sind alle Aufgaben, die noch nicht fertig sind
     5.  Fertig: sind alle Aufgaben, deren Fortschritt 100% erreicht hat
  5. Wählen Sie über das vierte Icon von links aus, welcher  Kategorie die angezeigten Einträge angehören sollen. Die Kategorien werden von jedem Benutzer selber über die erweiterbare Auswahlliste im unteren Teil des Fensters festgelegt. Mit der Einstellung  Alle sehen Sie Einträge aller vorhandenen Kategorien, sowie Einträge ohne Kategorie.
  6. Markieren Sie Einträge, die als Überschriften/zur Strukturierung dienen, in der Prioritätenliste mit  Ausblenden. Diese Einträge werden nicht im Info Center angezeigt.
  7. Heben Sie einzelne Zeilen über den  Schriftstil (fett, kursiv unterstrichen) hervor. Diese Formatierung wirkt sich auch in Listen aus.
  8. Speichern Sie ggf. Ihre Einstellungen zur Anzeige von Einträgen mit einem bestimmten Status und einer bestimmten Kategorie über  Einstellungen speichern in der horizontalen Werkzeugleiste ganz rechts.
• Legen Sie eine persönliche To-Do-Liste an

  Um unabhängig von einem bestimmten Datensatz individuelle Checklisten anzulegen, verwenden Sie Aktivitäten.

  1. Legen Sie über  Basis >  Aktivitäten >  Neuanlage eine neue  Aktivität an (Wie verwende ich Aktivitäten?).
  2. Geben Sie einen Betreff ein und ändern Sie in der horizontalen Werkzeugleiste mit auf Klick auf  Leserecht beschränken den Status zu  Vertraulich.
     Hinweis: Ohne diese Einstellung bleiben sowohl Ihre Aktivität als auch die verknüpfte To-Do-Liste für alle anderen Benutzer sichtbar.
  3. Klicken Sie in der Mitte des Fenstertitels auf das Aufklappdreieck neben dem Namen der Aktivität und wählen Sie  Automatisch starten. So wird bei jedem Neustart von Bp Event auch die Aktivität automatisch geöffnet.
  4. Öffnen Sie mit Linksklick auf  To-Do in der horizontalen Werkzeugleiste eine neue To-Do-Liste und legen Sie neue oder kopierte Aufgaben an.
  5.  Speichern Sie die To-Do-Liste und die Aktivität.
• Lassen Sie sich Ihre To-Do-Liste im Info Center anzeigen

  To-Do-Listen können als Datenquelle im Allgemeinen  Info Center im unteren Bereich Wiedervorlage angezeigt werden.

  1.  Geben Sie unter der Beschreibung einer Aufgabe ein, wer dafür Verantwortlich sein soll. Standardmäßig ist der Verantwortlich des verknüpften Datensatzes vorbelegt. Nur die verantwortlichen Personen bekommen die To-Do-Liste in ihrem Info Center angezeigt.
  2. Geben Sie entweder ein  Zieldatum oder ein  Wiedervorlagedatum an.
     Wichtig: Ohne Datum wird die To-Do-Liste im Info Center nur dann angezeigt, wenn der Filter "Alle To-Dos (Erstellungsdatum)" ausgewählt ist.
  3. Wählen Sie im  Info Center als Datenquelle die  To-Dos aus.
  4.   Filtern Sie ggf. mit Linksklick auf die Datenquelle nach Ziel- bzw. Wiedervorlagedatum, oder auch nach To-Do-Listen, die mit bestimmten Datensätzen verknüpft sind.
     Bsp.: Veranstaltungen, Adressen
  5. Öffnen Sie im  Info Center mit Doppelklick den verknüpften Datensatz und die To-Do-Liste. Der Fokus befindet sich automatisch in der To-Do-Liste.

Mit der Anmeldung eines Benutzers mit seinen eigenen Login-Daten, kann jede Änderung in Datensätzen genau rückverfolgt werden. Ob im Artikel, der Adresse, der Veranstaltung, dem Termin etc., über die Historie des Datensatzes können Details schnell eingesehen werden.

1. Klicken Sie im entsprechenden Datensatz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste auf  Änderungsprotokoll anzeigen.
2. Eine Liste aller Änderungen öffnet sich.
3. Datum, Uhrzeit, Benutzer und Aktion geben Aufschluss über den Zeitraum, den Benutzer und die Tätigkeit (speichern, kopieren, verschieben etc.)
4. In der Spalte Bemerkung wird der Ursprungswert und die Änderung im Detail aufgeführt.
5. Schließen Sie die Historie über   rechts oben.

Hinweis: Protokolldateien sollten in regelmäßigen Abständen aufgeräumt werden, damit kein unnötiger Datenballast entsteht. Wenden Sie sich hierfür an die Bp Event Hotline oder Ihren Betreuer.

Wie verwende ich Auswahllisten?

In Bp Event werden Auswahllisten vielfältig verwendet, z.B. zur Eingabe in Datensätzen und zur Verwendung in Suchdialogen. Grundsätzlich werden Auswahllisten unterschieden in eingebbare Auswahllisten (blaue Hintergrundfarbe) und Auswahllisten, welche nur die in der Liste hinterlegten Werte erlauben (gelbe Hintergrundfarbe)
Auswahllisten-Beispiele:

1. In  Veranstaltungen
   a) nicht eingebbar (gelb): Status, Verantwortlich, Preisschiene
   b) eingebbar (blau): Anlass, Anlassgruppe, Kostenstelle
2. In  Adressen
   a) nicht eingebbar (gelb): Verantwortlich, E-Rechnungsprofil
   b) eingebbar (blau): Anrede, Titel, Briefanrede

Auswahllisten ermöglichen eine schnelle Auswahl der vorbelegten Werte, ohne dass der Benutzer immer die Daten manuell eingeben muss. Je nach Einstellung und Benutzerberechtigung, ist eine Änderung dieser Listen möglich.

• Wählen Sie einen Wert aus der Auswahlliste

  Tipp: Verwenden Sie möglichst die Werte aus den Listen, um optimale Suchergebnisse und Auswertungen zu erzielen.

  1. Öffnen Sie eine Auswahlliste im Datensatz.
     Beispiel: Anlass der Veranstaltung.
  2. Wählen Sie mit Linksklick einen passenden Wert aus der Auswahlliste.
     Hinweis: Die Auswahlliste des Veranstaltungs- Anlasses ist blau hinterlegt, d.h. Sie können im Feld auch individuellen Text eingeben.
     Ist die Hintergrundfarbe der Auswahlliste gelb (z.B. Status der Veranstaltung), können keine individuellen Werte eingegeben werden.
  3.  Speichern Sie Ihre Eingabe.
• Ändern Sie eine Auswahlliste im Datensatz

  Auswahllisten werden von allen Bp Event Benutzern verwendet, nehmen Sie Änderungen mit Bedacht vor.

  1. Öffnen Sie eine Auswahlliste im Datensatz.
     Beispiel: Anlass der Veranstaltung.
  2. Besitzen Sie die Berechtigung, Auswahllisten zu ändern, können Sie über das Icon  die Liste zur Bearbeitung öffnen.
  3. Ergänzen oder ändern Sie die Werte der Auswahlliste, trennen Sie die einzelnen Möglichkeiten der Auswahl mit einem Umbruch.
     Hinweis: Lassen Sie die erste Zeile frei (ohne Beschriftung), wenn das Feld auch frei (leer) bleiben darf und nicht der oberste Wert standardmäßig vorbelegt sein soll. Achten Sie bei der Liste auf eine sinnvolle Strukturierung, bzw. sortieren Sie ggf. alphabetisch.
  4. Speichern Sie Ihre Eingabe mit OK.
  5. Klicken Sie erneut auf die Auswahlliste und wählen den eben eingegebenen Wert.
  6.  Speichern Sie Ihre Eingabe.

  NEU: Auswahllisten können bei Multibetriebsdatenbanken^M betriebsspezifisch angelegt werden. Lesen Sie hier mehr