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Wie aktiviere ich die E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist ab Version 12.2f04 standardmäßig in Bp Event enthalten. Individuelle Einstellungen sind im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben möglich.

In 4 Schritten zur E-Rechnung:
Schritt 1 Update* auf aktuellste Version
Schritt 2 Szenario laden
Schritt 3 E-Rechnung aktivieren und Zahlungskonto hinterlegen
Schritt 4 Blenden Sie die Umsatzsteuerkategorie in einer individuellen Vorgangssicht ein
Schritt 5 Prüfen und die notwendigen Anpassungen in der Textvorlage der Rechnung vornehmen

Sobald die E-Rechnung in der Administration aktiviert und ein E-Rechnung Zahlungskonto hinterlegt wurden, stehen in der Kundenadresse unter Details weitere Felder zur Verfügung.

Wichtige Informationen:

Die E-Rechnung wurde mit allen bekannten rechtlichen Vorgaben nahtlos in Bp Event integriert. In der Mustervorlage "Rechnung (E-Rechnung)" werden alle Inhalte der XML-Datei auch in der PDF-Datei angezeigt. Entscheiden Sie, ob Sie die neue Mustervorlage verwenden (empfohlen), oder Ihre bestehende E-Rechnungsvorlage individuell anpassen lassen. Wenden Sie sich hierfür an Ihren Betreuer.

Wie eine E-Rechnung erstellt wird, lesen Sie hier.

 * Wussten Sie schon, dass Sie sich automatische Updates einrichten können?

  • Laden Sie das Szenario

    Nachdem Ihre Datenbank ein Update auf eine aktuelle Version (mindestens 12.1p25) erhalten hat, können Sie das integrierte E-Rechnungszenario selbstständig laden.

    1. Melden Sie sich an der Datenbank mit dem Benutzer Administrator an.
    2. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Administrationexpand Einstellungen > Administration Allgemeine Einstellungen > Lizenzen Lizenzen.
    3. Aktivieren Sie den Haken E-Rechnung.
    4. Speichern Speichern Sie die Eingabe.
    5. Klicken Sie auf Bp-Szenarien jetzt laden > Laden ohne zu erzwingen.
    6. speichern schliessen Speichern und schließen Sie das Eingabefenster.
  • Aktivieren Sie die E-Rechnung und hinterlegen Sie ein E-Rechnung Zahlungskonto

    Ein Benutzer mit administrativen Berechtigungen kann die E-Rechnung aktivieren.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Administrationexpand Einstellungen > Administration Allgemeine Einstellungen > Rechenblatt Rechnungsverwaltung.
      Hinweis: Bei einer Multibetriebsdatenbank finden Sie die Rechnungsverwaltung im jeweiligen Betriebsprofil.
    2. Aktivieren Sie den Haken E-Rechnung.
    3. Klicken Sie auf E-Rechnung Zahlungskonto und wählen das Bankkonto, welches für den Zahlungseingang bestimmt ist.
      Hinweis: Hier muss ein Bankkonto mit IBAN angegeben werden, welches auch in der Rechnungsverwaltung unter Zahlungskonten angelegt werden muss. Das Zahlungskonto muss ein reelles Bankkonto Ihres Unternehmens mit Angabe einer IBAN und BIC sein.
  • Blenden Sie die Umsatzsteuerkategorie in einer individuellen Vorgangssicht ein

    Benutzer, die E-Rechnungen erstellen, müssen im Vorgang die Umsatzsteuerkategorie pro Vorgangsartikel einsehen und ggf. ändern können. Hierfür muss eine Vorgangssicht um die Spalte USt.-Kat. (Umsatzsteuerkategorie) ergänzt werden. Ein Benutzer mit administrativen Berechtigungen kann individuelle Vorgangssichten bearbeiten.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Administrationexpand Einstellungen > VA Veranstaltungen > Vorgang Artikel Vorgangsartikel.
      Hinweis: Bei einer Multibetriebsdatenbank finden Sie die Einstellung der individuellen Vorgangssichten im jeweiligen Betriebsprofil.
    2. Entscheiden Sie, welche der individuellen Sichten (1-5) für die Anzeige der Umsatzsteuerkategorie geeignet ist und geben einen eindeutigen und sprechenden Namen für die Sicht ein.
    3. Fügen Sie über das grüne Plus neu die Spalte Ust.-Kat. hinzu. Mit Drag&Drop kann die Zeile/Spalte  verschoben werden.
    4. Speichern Speichern und schließen Sie das Eingabefenster.
      Hinweis: Im Vorgang wird die Spalte Umsatzsteuerkategorie angezeigt, wenn:
      - die Vorgangsartikelsicht die Ust.-Kat. beinhaltet
      - der Vorgang vom Typ Rechnungen ist
      - der Rechnungsempfänger für E-Rechnung qualifiziert ist
  • Ergänzen Sie Nationalitätenkennzeichen unter Berücksichtigung der Norm

    Die in der Auswahlliste der Adresse eingegebenen Länderkürzel, entsprechen nicht immer der für die E-Rechnung (XML-Datei) verpflichtenden Norm „ISO 3166-1 Alpha-2“.
    Beispiel: Für Deutschland lautet der ISO-Code DE (nicht D, D- oder DE-).
    Die Funktion „ISO Länderkennzeichen (Alpha-2)“ sorgt dafür, dass die unterschiedlichen Schreibweisen der Länderkürzel in der Adresse, in die korrekte Norm übersetzt werden.

    Überprüfen Sie vorab die verwendeten Nationalitätenkennzeichen mit Hilfe einer InfoCenter Liste in Ihrer Datenbank. Über infocenterexpand > open E-Rechnung Einrichtung > Adresse Verwendete Länderkürzel werden Ihnen die bereits verwendeten Kennzeichen angezeigt.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Einrichtung Einrichtung > Funktion Funktionen und öffnen die Funktion ISO-Länderkennzeichen (Alpha-2) mit Doppelklick.
    2. Fügen Sie über das grüne Plus neu weitere Länderkennzeichen hinzu.
    3. Tragen Sie in der Spalte Von die verschiedenen Länder-Schreibweisen Ihrer Adressen ein.
    4. Geben Sie den passenden „ISO 3166-1 Alpha-2 Code“ in der Spalte Nach ein.
      Beispiele:
      Von        Nach
      FR-         FR
      F-           FR
      IT-          IT
      I-            IT
      Hinweis: Die Codes finden Sie unter https://www.laenderdaten.info/laendercodes.php
    5. Speichern Speichern und schließen Sie die Funktion.

    Wichtig: Die Zeile mit dem Stern (*) als Platzhalter für fehlende Werte muss immer die letzte Zeile bleiben. Neue Einträge oberhalb dieser Zeile einfügen.

  • Ergänzen Sie Codes für Mengeneinheiten

    In der E-Rechnung ist die Angabe der Mengeneinheit verpflichtend. Diese wird in der elektronischen Rechnung (XML-Datei) als Code ausgegeben. Die Funktion „VK-Gebinde zu Code“ sorgt dafür, dass das Verkaufsgebinde des Artikels in die korrekten Codes übersetzt wird, ohne alle Artikel einzeln bearbeiten zu müssen.
    Fehlt ein VK-Gebinde, kann die Funktion stattdessen die VK-Einheit verwenden, sofern der VK-Inhalt 0 oder 1 ist.

    Überprüfen Sie vorab die verwendeten Gebinde-Einheiten mit Hilfe einer InfoCenter Liste in Ihrer Datenbank. Über infocenterexpand > open E-Rechnung Einrichtung > artikel Verwendete VK- Gebinde und-Einheiten werden Ihnen die bereits verwendeten Gebinde-Einheiten angezeigt.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Einrichtung Einrichtung > Funktion Funktionen und öffnen die Funktion VK-Gebinde zu Code mit Doppelklick.
    2. Fügen Sie über das grüne Plus neu weitere Gebinde hinzu.
    3. Tragen Sie in der Spalte Von die verschiedenen VK-Gebinde-Schreibweisen Ihrer Artikel ein.
    4. Geben Sie den passenden "Code" in der Spalte Nach ein.
      Beispiele:
      Von        Nach
      Flasche   XBO
      Glas         XCU
      Liter         LTR
      Meter      MTR
      Hinweis: Die Codes sind in der UN/ECE Recommendation No. 20 „Codes for Units of Measure Used in International Trade“ definiert. LINK https://unece.org/trade/documents/session-documents/codes-units-measure-used-international-trade-recommendation
    5. Speichern Speichern und schließen Sie die Funktion.

    Wichtig: Die Zeile mit dem Stern (*) als Platzhalter für fehlende Werte muss immer die letzte Zeile bleiben. Neue Einträge oberhalb dieser Zeile einfügen.

  • Ändern Sie Begriffe in der E-Rechnung

    Über eine Funktion wird die individuelle Umbenennung und Formatierung in der E-Rechnung für untenstehende Felder ermöglicht. In der Spalte „Von“ steht die Standard-Benennung. In der Spalte „Nach“ wird die individuelle Begrifflichkeit und Formatierung eingeben. Diese muss in folgendem Muster geschrieben werden:

    <Beschriftung>;<Trenner zwischen Beschriftung und Wert>;<Absatzmarke nach dem Wert>;<Stil für die Beschriftung>;<Stil für den Wert>;<Quellsprache>;<Zielsprache>

    Beispiel: Abteilung;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Tab = Tabulator
    cr = Umbruch

    Verwenden Sie die Kopierhilfe der unten stehenden Tabelle und ändern Begriff und Stil individuell.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Einrichtung Einrichtung > Funktion Funktionen > E-Rechnung Begrifflichkeiten.
    2. Fügen Sie über das grüne Plus neu das Feld ein, welches umbenannt bzw. formatiert werden soll.
    3. Geben Sie in der Spalte „Nach“ den neuen Begriff/Stil unter Berücksichtigung des Musters ein.
    4. Speichern Speichern und schließen Sie die Funktion.
    Begriff "Von"Begrifflichkeit "nach" (kopierhilfe)
    Abteilung Abteilung;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Anhang Anhang;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Anlass Grund;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext klein *
    Ansprechpartner Asp;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext klein *
    Anzahl Anzahl;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Anzahlungsrechnung-Nr. Anzahlungsrechnung-Nr.;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Artikel Artikel;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Bank Bank;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Bestellnummer Bestellnummer;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    BIC BIC;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Buchungsreferenz Buchungsreferenz;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Einzelpreis Einzelpreis;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    E-Mail E-Mail;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    enthalten enthalten;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Gebinde Gebinde;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Gesamt Gesamt;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Geschäftsprozess Geschäftsprozess;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Gläubiger-ID Gläubiger-ID;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Global-ID (Schema) Global-ID (Schema);Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    IBAN IBAN;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    ID ID;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Konto Konto;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Korrekuturrrechnung-Nr. Korrekuturrrechnung-Nr.;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Kundenummer Kundenummer;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Leitweg-ID Leitweg-ID;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Lieferadresse Lieferadresse;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Lieferanten-ID Lieferanten-ID;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Mandatsreferenz Mandatsreferenz;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Mehrwertsteuerfrei aus netto Mehrwertsteuerfrei aus netto;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    MwSt Akonto MwSt.;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    MwSt. MwSt.;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    MwSt. aus netto MwSt. aus netto;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Nummer Nummer;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Offener Rechnungsbetrag brutto Offener Rechnungsbetrag brutto;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Pos. Pos.;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Rechnung-Nr. Rechnung-Nr.;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Rechnungsbetrag brutto Rechnungsbetrag brutto;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Rechnungsnummer Rechnungsnummer;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Referenz-Dok.-Info Referenz-Dok.-Info;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Referenz-Dok.-Nr. Referenz-Dok.-Nr.;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Referenz-Dok.-URL Referenz-Dok.-URL;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Referenzdokumente Referenzdokumente;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    SEPA-Lastschrift SEPA-Lastschrift;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Summe brutto Summe brutto;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Summe netto Summe netto;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Telefon Telefon;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    USt.-Befreiungsgrund USt.-Befreiungsgrund;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Ust.-Ident-Nr. Ust.-Ident-Nr.;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    USt.-Kategorie USt.-Kategorie;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    USt-ID/Steuer Rechnungssteller USt-ID/Steuer Rechnungssteller;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Veranstalter Veranstalter;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Veranstaltungsdatum Veranstaltungsdatum;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Verwendungszweck Verwendungszweck;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Zugeordnete Anzahlungsrechnung Zugeordnete Anzahlungsrechnung;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    Zugeordnete Anzahlungsrechnungen Zugeordnete Anzahlungsrechnungen;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext
    zur Rechnung-Nr.

    zur Rechnung-Nr.;Tab;cr;Fließtext fett;Fließtext

    * Zwei Beispiele für Umformulierung und Formatierung

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